综合信息化——协同办公平台系统

来源:中国电科     作者:系统管理员     发布时间:2009年07月23日     浏览次数:     澳门赌博网    

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文章摘要:综合信息化——协同办公平台系统,碑记不关紧要磨粉,守夜压根七窝八代。

一、背景

(一)面向用户

适用于政府机关、事业单位、大型企业单位以及集团型企业单位。

(二)形势与需求

随着中国政府、企业及事业单位信息化建设的不断发展,澳门赌博网:用户越来越需要一套能够满足其协同管理的应用软件系统。

协同办公系统可以通过工作流程自动化和知识管理全面提高单位管理和工作效率,提高单位整体协同办公水平与办事能力,实现信息共享化、办公流程化、沟通网络化、管理规范化、决策科学化。

二、方案摘要

协同办公平台将现代化办公思想和计算机、网络、通讯等现代化工作进行整合,以精确管理思想为指导,以“沟通、协作、控制”为设计理念,以工作流和信息流技术为核心,以软件为载体和实现手段,采用易于扩展和组装的构件化设计,能满足用户业务需求变化、应用不断深入、功能不断扩展的需求。

协同办公平台提供了包括办公事务处理、信息管理与资源共享、辅助领导决策、即时提醒等方面的工作模块,通过工作流程自动化和知识管理全面提高单位管理和工作效率,提高单位整体协作水平与办事能力,实现信息共享化、办公流程化、沟通网络化、管理规范化、决策科学化。

三、方案构成、功能与特点

(一)核心功能

系统主要由事务管理、公文管理、行政管理、信息管理等子系统构成,提供RTX、手机短信、电子邮件等多种信息传输、消息传递方式,通过电子邮件、工作提醒、电子公告等实现纵向贯穿,使相互孤立的系统联结为一体,面向办公人员实现信息的集中发布、资源高度共享的协同工作环境。

1、事务管理子系统:为提高工作人员日常工作效率提供的个性化服务功能。通过该功能,工作人员可以及时了解需要办理的各项事务,进行自己的工作日程安排,管理个人文件,收发电子邮件,修改个人的登录口令等。主要包括待办事宜、日程安排、系统短信、在线会议、电子邮件、个人文件、个性设置(桌面风格、代办、提醒铃声、个人信息及系统密码)等模块。

2、公文管理子系统:实现公文“收、发、办、管”一体化管理,为领导阅示批示、签发文件、部门阅办文件、会签文件提供快速方便的电子办公手段。按可自定义的工作流,自动完成公文在各步骤(起草、审核、签发、分发、归档等)流转,并记录相关文件内容、拟稿人、审稿人、批准人以及审批意见、审批时间等信息。主要包括发文管理、收文管理、签报管理、简报管理、公文查询、归档文件等功能模块。

3、行政管理子系统:从建设集约型组织的角度出发,利用先进的计算机技术辅助实现行政事务管理和后勤服务保障网络化管理,实现“人、财、物”统一管理。理顺各功能之间相互关系,实现信息在不同模块中顺畅流转,从而作到“一次输入,多处使用”,实现了行政事务审批的网络化、流程化处理。主要包括部门文件、领导日程、督办、人事、考勤、会议、绩效考核、车辆、图书管理等功能模块。

4、信息管理子系统:系统以知识为管理为核心,全面地收集、整理游离在各部门多方面知识,将知识价值最大程度的发挥。系统提供了可视化设计,用户可完成符合自身需要的知识模块定制,并具有分级管理功能。主要包括最新公告、在线调查、知识中心、通讯名录、电子论坛、信息网站等功能模块。

5、协同工作子系统:系统为用户构筑一个安全、高效、实用的协作式工作平台,提供多种方便、安全、可靠的数据接口,实现与电子邮件系统、RTX及时通讯系统、手机短信平台、移动OA平台等无缝集成,拓展信息交流渠道,提高信息传输速度。

(二)方案特点

1、零维护及易操作的BS浏览器模式。基于J2EE多层架构B/S模式开发,可跨平台应用。客户端零维护,便于用户的使用和系统的安装;

2、随意组合的模块化设计。系统采用模块化设计,具有随意组合的特点。只需通过简单的系统功能模块搭配、流程表单设置,便可以轻松实现用户的各种需求变化。  

3任意层次的组织结构定义,支持任意层次数的组织机构结构调整,能适应政府机关、企事业单位体制改革的需要。

4、“随需而变”的功能扩展。系统提供公文处理单、工作流程、系统菜单等自定义功能,用户不必通过底层代码开发即可自行扩展系统功能。

系统采用支持国际WFMC国际工作流联盟标准的工作流引擎,提供可视化复杂流程设计工具和表单设计工具,可以让客户随心所欲的设计自己的工作流程和表单。

5、工作流程的实时办理监控。系统对平台内具体的每项工作流程提供了全面而具体的实时监督。用图形化的形式随时查看工作流中的并行会签、批示、办理操作。

6、快捷的个性化办公门户设置。系统管理员可以根据组织内工作人员职务职责性质配置不同的系统访问界面和功能布局,不同用户登录后进入不同的办公门户,使用不同的功能模块。可对组织机构、岗位、职务、人员及权限进行灵活配置,快速完成客户化设置,并在岗位设置上增加了通用岗位,增强了系统的灵活性。

7、灵活的工作授权。工作人员临时出差或休假时可由上级领导或自己进行工作委托,以保证相关工作不会停滞。可定义授权时间,逾期提醒以及授权期间授权工作记录查阅。

8、人性化设计,贴近用户操作习惯。友好的办公界面,显示大量的工作信息,实现事找人的高效办公模式。以“窗口”和“按钮”设计的更加符合中国人的办公习惯。所有办理页面都在一个窗口显示,减少系统资源浪费,更易操作。

9、实时协作,支持与移动OA集成。在流程设置中可以选择待办通知、邮件和短信提醒等多种方式,结合RTX等即时通信工具,实现工作的实时协作、在线感知,并提供与PDA的数据交换接口、集成移动OA平台,满足移动办公的需要。

10、方便的业务数据接口。构筑一个安全、高效、实用的协作式办公平台,提供多种方便、安全、可靠的数据接口。

 

四、方案价值与用户受益

1、工作协同

企事业单位中设定的各个部门,虽然分工不同、职责不同,但是它们都是为了同一个目标在共同努力。就像一台高速运转的机器上不同的部件,即便每一个部件都能有效的运转并不能代表整个机器就能很好的运行,部件与部件之间的联系也是非常重要的环节。我们可以通过一个统一的协同工作平台,将各个部门的工作有效的进行协调管理,将各个部门的工作有机的联系在一起。

协同工作的核心理念就是按照管理者的要求,将各个业务部门的工作抽象成不同的业务环节;同时制定规范的流程,将这些业务环节进行关联;再通过驱动机制,推动每一个业务要求在流程中进行流转,最终达到所有部门共同完成一个或多个任务的目标。

2、应用集中

各个企事业单位在前期信息化建设过程中,通常都或多或少的具有了一定的辅助性管理软件,这些软件可能是单个部门内部提供需求定制开发的,也可能是按照需要直接采购并投入应用的,也有很多单位进行了一定程度的统一设计、定制管理软件。随着企事业单位自身业务的发展,单位内部各种新制度、新规则的更新,这些软件多多少少都会存在无法与时俱进的问题。

通过建设协同管理平台,将分散的各种软件系统进行集中。利用单点登录等技术,为企事业单位构建一个统一的应用平台,方便更高层的管理者从整体的角度应用本单位的各类软件系统,从而解决应用孤岛的问题。

3、信息整合

企事业单位在运作过程中,会产生大量的信息,这些信息最初会产生在各个业务部门,在部门内部,部门管理者或许已经将这些信息进行了收集、整理。但是不同部门之间的信息同样存在着关联,对于更高层面的管理者来说,更关心的是将这些信息进一步的整合和分析。建立统一的协同管理平台,可以将分散的、孤立的、不规则的信息集中到同一套信息框架内进行管理,通过一定的规则,将这些信息组织成一个“信息网”。高层领导可以通过这样的统一信息平台,方便的对各种信息进行更准确、更全面的了解。进一步的消除信息孤岛带来的困扰。

4、数据共享

在企事业单位运作过程中产生的大量数据,除了一部分核心内部数据外,还会有大量的数据需要与外部进行交流。主要可以划分为:数据的输入、数据的发布、数据的交换等。这些信息的外部交流需求在很多企事业单位目前的信息化建设阶段中,通常难以实现。

通过建设数据交换共享平台,同时配合门户系统,可以将整合好的各种数据、信息,根据具体的业务需要进行对外发布及共享交换。从而满足企事业单位数据交流的需求,还可以解决大量的数据输入甚至于重复输入所带来的人力成本的增加。

五、成功应用案例

(一)案例名称

武汉市信息产业局办公自动化系统

(二)案例简述

武汉市信息产业局2001年成立,由原市电子行办,原计委(现在的发改委)下属信息中心,原办公厅下属的无线电监测站等单位组成。信息产业局的三大主要职责为:组织制定武汉市推进信息化建设,推进信息产业发展的有关规划和政策;负责武汉市重大信息产业的项目规划,方案审查及有关协调工作,同时负责和电信营运商的协调工作;此外还对无线电及无线电通讯市场进行监督和管理。

随着知识经济的到来,加快单位内部信息的交流,改进单位业务流程和管理模式,提高办事效率,降低成本,是摆在信产局领导者面前的重要课题。而借助协同办公软件将有效快捷的帮助信产局完成管理水平的大幅提升。经了解和参观了多家办公系统供应厂商,从规模,技术实力,合作服务质量,开发产品的性能,服务价格等诸多方面因素进行比较,最后决定采用中电科长江数据股份有限公司研发的协同办公系统为基础平台搭建单位内部统一的协同办公系统平台。系统于2005年上线,至今已稳定运行四年。

在实施项目过程中,经历了从部分工作人员不理解、抵制到逐渐接受和依赖的过程。从使用情况看,效果很好。通过实施该项目,武汉市信息产业局优化了业务流程,规范了管理制度,提高了单位管理水平和工作效率;实现了全单位信息资源共享;降低办公成本、节约了办公经费、投资增值;并且通过使用协同办公系统,将前期投资的硬件、软件、网络的使用率大幅度提高。

(中电科长江数据股份有限公司提供)